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Católica del Norte, toda una experiencia virtual

La Fundación Universitaria Católica del Norte se volvió virtual. Así encontró la mejor forma de fortalecer la información de su intranet, su biblioteca digital y sus portales institucionales. 

Las nuevas tecnologías han permitido que la universidad virtual sea una realidad. La tecnología como aliada de la educación rompe las barreras geográficas y facilita la inclusión social al hacer posible que cualquier persona, sin importar el lugar donde esté, tenga la oportunidad de acceder al conocimiento por medio de un computador.

Precisamente la Fundación Universitaria Católica del Norte es una institución de educación superior, pionera en la formación virtual en Colombia que ha obtenido lo mejor de las tecnologías de la información y las comunicaciones a través de un modelo educativo accesible e inclusivo. Nació en 1996 con el fin de brindar enseñanza básica primaria, secundaria y educación media, bajo la figura y la metodología de un cibercolegio.

Actualmente la institución promueve la educación de 20 mil estudiantes inscritos en las diferentes ofertas académicas, programas técnicos, tecnológicos, profesionales y especializaciones, quienes son asistidos por más de mil 200 facilitadores y cerca de 200 empleados, gran parte de ellos ubicados en puestos alternativos de trabajo o que laboran bajo la modalidad de teletrabajo.

Con el tiempo la institución decidió mejorar las herramientas relacionadas con las comunicaciones y las que permitían la interacción entre su comunidad educativa. También le dio prioridad a las soluciones tecnológicas para hacer seguimiento a los procedimientos y la trazabilidad de la información porque uno de sus mayores retos era el de solucionar la saturación de los correos electrónicos por el gran intercambio de archivos, así como lograr que los portales institucionales y la intranet fueran dinámicos y fácilmente actualizables.

Adicionalmente el acelerado crecimiento en la demanda de los diferentes servicios educativos y la evolución de internet a la Web 2.0, le exigía a la institución contar con una plataforma más ágil y productiva que permitiera cubrir las necesidades de sus estudiantes y empleados. Fue en ese momento cuando decidieron implementar SharePoint de Microsoft.


interface intranet ucn  

Es decir colaboración. Para César Augusto Viana, integrante del área de Gestión Tecnológica de la fundación universitaria, es claro que esta herramienta estaba diseñada para facilitar el trabajo de la comunidad académica: “Nuestra institución es virtual con una planta amplia de teletrabajadores, por eso necesitábamos una herramienta que pudiera almacenar y canalizar la información de una forma segura y diligente, pero también requeríamos de una estructura para los portales web que fuera dinámica, colaborativa, de fácil acceso y desarrollo. SharePoint se ajustaba a lo que estábamos buscando”.

Así fue el camino a la virtualización. Inicialmente la Fundación Universitaria Católica adquirió Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise Edition, por intermedio de la empresa Intergrupo. La primera parte de la adopción consistió en crear un sitio para la intranet corporativa la cual contenía subsecciones para cada una de las áreas de la universidad, donde los empleados administrativos y los facilitadores comenzaron a almacenar toda la información generada como parte de sus labores. 

La segunda parte de la implementación se orientó a crear un sitio público para la biblioteca virtual de la Fundación Universitaria, donde se puede encontrar el material bibliográfico de diferentes temas en formatos digitales y los proyectos de grado de los egresados, entre otros recursos; también se organizaron de forma efectiva las herramientas de colaboración como los calendarios, los anuncios, los vínculos y el seguimiento de actividades. En la tercera etapa se migraron los portales de la institución, que aún se encontraban en plataformas distintas, lo cual hizo posible su consulta a través de dispositivos móviles y explotó al máximo recursos como los foros de discusión, los blogs y las wikis.

En Julio de 2012 se actualizó la plataforma a la versión 2010 de SharePoint, como una herramienta renovada que contribuyó al almacenamiento y la canalización de la información de una forma más efectiva, por ejemplo la fundación universitaria cuenta actualmente con cuatro portales, a través de los cuales toda la comunidad universitaria tiene la posibilidad de compartir archivos que se pueden modificar públicamente, sin manejar múltiples versiones, esto facilita la entrega de trabajos y la construcción de talleres.

interface biblioteca ucnPara lograrlo, SharePoint ha proporcionado dinamismo al gestor de contenidos de los diferentes portales por medio del editor profesional Microsoft SharePoint Designer, que permite embeber otros desarrollos y recursos realizados en Flash, Silverlight, Java y JQuery entre otros, además de incorporar de forma ágil y práctica herramientas de Web 2.0.

Otro de los beneficios más notorios ha sido la herramienta de colaboración y almacenamiento documental, la cual le brinda a los empleados y estudiantes un espacio para recopilar y consultar toda la información necesaria para el desarrollo de sus actividades y laborales. “Con la implementación de SharePoint todos los usuarios pueden de forma sincrónica y en conjunto construir información sin importar su ubicación geográfica y la consultan de forma ágil para poder tomar decisiones eficientes y eficaces”, asegura Juan Pablo Agudelo Ramírez del área de Gestión Tecnológica de la institución.

Los beneficios económicos que trajo la adopción de SharePoint se traducen en la agilidad con la que estudiantes, facilitadores y empleados pueden ejecutar sus actividades con una misma herramienta. “No tenemos que hacer desarrollos innecesarios ni inversiones adicionales, hemos reducido el esfuerzo en costos y tiempo invertido en la localización de contenidos y mejoramos la eficacia en los procesos colaborativos. A futuro contamos con una plataforma estándar que se puede integrar con ERP y CRM”, concluye Juan Pablo.

SharePoint se convirtió en una herramienta fundamental de los procesos de la institución en la disposición, administración y control eficiente de la información. La fácil adopción de los diferentes servicios educativos, la plataforma tecnológica y la metodología han hecho que el crecimiento de la Fundación Universitaria sea acelerado, logrando expandirse a áreas urbanas y rurales de Colombia y de otros 19 países.

 

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