¿CÓMO LO HAGO?

1. La solicitud del préstamo de expedientes será realizada por el jefe del proceso solicitante o quien esté autorizado para realizar la solicitud.
2. Toda solicitud de préstamo de documentos deberá ser formalizada mediante correo electrónico: gestiondocumental@ucn.edu.co, y a través de la firma del formato Control Consulta y Préstamo Archivo Central.
3. El préstamo quedará obligado a devolverlos con carácter inmediato al Archivo, una vez haya culminado la revisión o consulta, siendo el plazo máximo de préstamo de 15 días hábiles, prorrogables, si existen circunstancias que lo requieran, realizando devolución de este y nueva solicitud dejando constancia en el formato Control Consulta y Préstamo Archivo.
4. El tiempo de respuesta de las diferentes solicitudes es de tres (3) días, a excepción de los documentos de difícil ubicación, que podrían disponerse entre los diez (10) y treinta (30) días hábiles o según lo acordado con el solicitante.
5. Los documentos devueltos al Archivo Central serán revisados por el funcionario, para constatar su estado.
6. Durante el tiempo del préstamo, la responsabilidad por la integridad de los documentos prestados recaerá sobre el jefe del proceso solicitante, por lo cual deberá ser devuelta en las mismas condiciones de integridad, principio de orden original, procedencia y conservación en que fue recibidos.
7. Sobre los documentos devueltos que presenten daños, deberá notificársele al responsable del Archivo Central para que realice las gestiones correspondientes a fin de que sea sancionado el prestatario y éste asuma el costo de la correspondiente reparación o reposición según el caso.
8. Cuando los usuarios no efectúen la devolución de los documentos o expedientes al vencimiento del plazo conferido, el Archivo Central procederá a solicitarle por escrito la entrega de estos, dentro de los siguientes tres días.
9. Los funcionarios que sean trasladados de sus cargos deberán devolver al Archivo Central todo documento, antes de dejar su puesto de trabajo, con la debida anticipación y en caso contrario se verá reflejado en el paz y salvo que se expide en el proceso de Gestión Documental.